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Cloud-Telefonanlagen sind die Zukunft der Geschäftstelefonie. Viele Unternehmen greifen bereits darauf zurück, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu sparen. Bei einer Cloud-Telefonanlage handelt es sich um eine virtuelle Anlage, deren Hardware nicht vor Ort steht, sondern bei einem Provider. Die Telefonie erfolgt somit über das Internet beziehungsweise über Voice over IP, kurz: VoIP. Neben der hohen Flexibilität und der einfachen Einrichtung im Browser bringt eine Cloud-Telefonanlage alle Funktionen mit, die die Nutzer von einer analogen Telefonanlage oder einer ISDN-Anlage kennen.

ISDN-, VoIP- und Cloud-Telefonanlage - wo liegt der Unterschied?

Die klassische ISDN-Telefonie wurde inzwischen durch leistungsfähigere, effizientere Systeme wie die IP-Telefonie (VoIP) abgelöst. Auch eine Telefonanlage aus der Cloud ist im Grunde eine VoIP-Anlage. Der Vorteil gegenüber ISDN: Die modernen Anlagen lassen sich auch dafür nutzen, Computer und Telefone miteinander zu verbinden, was eine noch bessere Kommunikation über sämtliche Firmenabteilungen hinweg ermöglicht.

Die Cloud-Telefonanlage überträgt dazu über das LAN-Kabel die digitalisierte Sprache. Somit ist ein klassischer Telefonanschluss nicht mehr erforderlich. Über einen Computer lassen sich die teilnehmenden Personen verwalten, individuelle Services bereitstellen sowie verschiedene Lösungen und Standorte in die Telefonanlage integrieren.

Eine Cloud-Telefonanlage bietet Unternehmen die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten und flexibel mit Kunden zu kommunizieren.

Cloud-Telefonanlagen sind moderne Kommunikationslösungen

Eine Cloud-Telefonanlage ist also eine moderne Kommunikationslösung, die zu einem schnellen und reibungslosen Kontakt mit den Geschäftspartnern und Kunden beiträgt. Gleichzeitig ermöglicht sie eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Angestellten im Unternehmen und hilft so bei der Optimierung der Geschäftsabläufe.

Telefonanlagen aus der Cloud sind leistungsstark und flexibel. Je nach Anbieter stehen den Unternehmen zudem verschiedene Funktionen zur Verfügung. Die Cloud-Telefonanlagen der Deutschen Telefon verbinden beispielsweise alle Funktionen einer klassischen Telefonanlage (zum Beispiel Anrufbeantworter, Rufnummer sperren oder Rufumleitung) mit den Vorteilen der ortsunabhängigen VoIP-Telefonie. Somit ist es möglich, jederzeit von unterschiedlichen Orten aus zu arbeiten. Optional lassen sich verschiedene Zusatzdienste sowie Integrations- und Erweiterungsmöglichkeiten hinzubuchen, wie zum Beispiel das E-Fax oder die Telefonkonferenz.

Funktionen von Cloud-Telefonanlagen im Überblick

Sehen wir uns die Funktionen einer Cloud-Telefonanlage noch etwas genauer an. Neben den gängigen Grundfunktionen wie Hakeln und Weiterleiten halten Telefonanlagen aus der Cloud zahlreiche weitere Leistungen bereit. Dazu zählen unter anderem:

Konfigurationsoberfläche

Zu den wichtigsten Funktionen einer Cloud-Telefonanlage zählt die Konfigurationsoberfläche. Diese sollte übersichtlich gestaltet sein und sich leicht bedienen lassen. So können auch Personen ohne spezielle Vorkenntnisse die Cloud-Telefonanlage auf das eigene Unternehmen anpassen. In der Konfigurationsoberfläche ist es möglich, sämtliche Einstellungen über den Browser vorzunehmen sowie Benutzer anzulegen und zu verwalten.

Rufnummern

In der Regel ist es möglich, bei einem Wechsel bestehende Rufnummern vom derzeitigen Anbieter mitzunehmen, wenn dieser Wunsch besteht. Lediglich bei einem Umzug in einen anderen Vorwahlbereich ist es notwendig, neue Rufnummern zu verwenden.

Warteschleifen

In der Cloud-Telefonanlage lassen sich Rufgruppen und Warteschlangen anlegen. Dadurch ist es möglich, eingehende Anrufe auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Warteschleifen bieten im Vergleich zu Rufgruppen zahlreiche Optionen. Es gibt zum Beispiel die Möglichkeit des Skill-based-Routings (SbR). Diese Rufstrategie priorisiert die Anrufe basierend auf den Fähigkeiten und Qualifikationen des Beschäftigten.

Fax und E-Fax

Faxe versenden mit der Cloud-Telefonanlage? Auch das ist möglich. Mittels eines VoIP-Adapters lassen sich klassische Faxgeräte mit der Anlage verbinden und nutzen. Alternativ ist es möglich, von der E-Fax-Funktion Gebrauch zu machen. Dabei handelt es sich zumeist um eine zubuchbare Zusatzleistung. Die Funktion ermöglicht das Versenden und Empfangen von Faxschreiben mit dem PC über die Telefonanlage.

Kostenlose Apps

Gute Cloud-Telefonanlagen bieten zumeist auch eine Applikation an. Mit dieser haben die Nutzer ihre Anlage praktisch immer dabei. Die App verbindet das Smartphone, Tablet oder den PC mit der Telefonanlage in der Cloud.

Über eine solche App lassen sich die Funktionen der Telefonanlage mit dem jeweiligen Endgerät wie gewohnt nutzen. Ein Smartphone fungiert in diesem Fall also als Tischtelefon. Die Einrichtung und Nutzung sind dabei intuitiv möglich, da sich die Software wie eine native Applikation in dem vorhandenen Betriebssystem einfügt.

Über eine smarte App ist es möglich, mit einem IP-fähigen Endgerät jederzeit auf die eigene Cloud-Telefonanlage zuzugreifen.

Welche Voraussetzungen müssen für eine Cloud-Telefonanlage erfüllt sein?

Die Voraussetzungen für die Einrichtung einer Cloud-Telefonanlage sind niedrig, was einen Umstieg unkompliziert macht. Neben einer leistungsstarken Internetverbindung werden lediglich IP-fähige Endgeräte benötigt. Das sind Geräte, die über das Web kommunizieren können. Analoge Telefonleitungen oder zusätzliche Hardware sind nicht erforderlich. Das spart Kosten für Updates und Wartung. Auch die Einrichtung selbst ist einfach und lässt sich bequem im Browser durchführen.

Welche Vorteile bieten Cloud-Telefonanlagen?

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Cloud-Telefonanlagen um moderne Kommunikationslösungen, die auf die hohen Anforderungen der digitalen Geschäftswelt ausgerichtet sind. Neben den genannten Funktionen bieten die modernen Anlagen je nach Anbieter und Produkt zahlreiche weitere Funktionen und somit eine Vielzahl von Vorteilen.

Darüber hinaus profitieren Nutzer von Cloud-Telefonanlagen von folgenden Vorteilen:

• Flexibilität: Mobilität und Flexibilität werden in Zeiten von mobilem Arbeiten und Home-Office immer wichtiger. Die Cloud-Telefonie ist genau darauf ausgerichtet. Ganz gleich, ob im Büro, unterwegs oder zu Hause - eine virtuelle Telefonanlage lässt sich von überall mit einem beliebigen, geeigneten Endgerät nutzen.
• Sicherheit: Die Telefonanlagen der Kunden laufen in der Regel auf Servern, die in einem Rechenzentrum in Deutschland liegen. Damit unterliegen diese den deutschen Datenschutzbestimmungen und werden professionell gehostet.
• Verschlüsselung: Um die Privatsphäre und Sicherheit der Anrufe zu gewährleisten, werden die Datenströme, die bei VoIP-Anrufen entstehen, abhörsicher verschlüsselt.

Ein weiterer großer Vorteil sind die Kostenersparnisse, die mit der Nutzung einer Cloud-Telefonanlage einhergehen. Unternehmen können gegenüber klassischen Telefonanlagen auf verschiedenen Ebenen Kosten sparen. Da sie die Anlage als Dienstleistung aus dem Internet beziehen, sparen sie beispielsweise die Anschaffungskosten sowie die Kosten für Updates, Reparaturen und Wartungen, die für eine klassische Anlage anfallen würden. Außerdem entfallen die Kosten für Telefonanschluss und Strom.

Aufgrund der einfachen Einrichtung, der flexiblen Nutzung und der Einsparmöglichkeiten stellen Cloud-Telefonanlagen bereits heute für Unternehmen aus allen Branchen eine interessante Alternative zu klassischen Telefonanlagen dar.