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Digital Assistenten können den Büroalltag in der heutigen Zeit in vielerlei Hinsicht erleichtern. Alexa, Google Now, Siri oder Cortana sind in dieser Hinsicht gewisse Vorreiter gewesen. Doch jetzt kommt Mr. Know. Ein Helfer, der verschiedene Prozesse bei der Büroarbeit erleichtert und Mitarbeiter im Geschäftsalltag begleitet. Doch wie kann ein System Geschäftsprozesse, Mitarbeiterwissen oder Programmierungen verbessern?

Was ist das Besondere an Digitalen Assistenten?

Dank entsprechender Geräte nebst integrierter Spracheingaben funktionieren Digitale Systeme für Privatpersonen ganz einfach. Sie reagieren vor allem auf Befehle und erstellen Einkaufslisten, liefern nützliches Wissen oder stellen sogar einen Radiosender um. Digitale Kollegen wie Mr. Know stellen eine künstliche Intelligenz dar und gehen sogar noch einen Schritt weiter. Sie begleiten den Büroalltag, indem sich schnell Fragen beantworten oder Tipps und Kniffe anbieten.

Mitterlweile werten sie in vielen Bereichen die Büroarbeit auf und übernehmen unterschiedliche Tätigkeiten. Diese können vom Diktieren von E-Mails über die Kalenderführung bis hin zur Taxibestellung reichen. Auch die Reiseplanung kann dank künstlicher Intelligenz vorgenommen werden, wenn der Wunsch besteht.

Mr. Know ist demnach in der Lage komplette Geschäftsfälle zu lösen, nimmt Daten auf, berät bei Konfliktfällen, kennt sich mit den neuesten Gesetzen sowie Vorschriften aus und unterstützt sogar den Vertrieb. Das System ist herrlich vielfältig und spart zudem Zeit ein. Dabei entwickelt sich Mr. Know ständig weiter. Er greift auf Daten zu, lernt neue Prozesse kennen und gibt sein Wissen an das Büro und seine Angestellten weiter.

Wie kann ein Digitaler Assistent den Geschäftsalltag bereichern?

Vielen Unternehmen fehlt es zunehmend an Fachkräften. Das betrifft nicht nur das Personal am Empfang, sondern auch den Service oder IT-Bereich. Die fehlenden Experten gilt es jedoch zu ersetzen. Eine gelungene Alternative zu Mitarbeitern stellen Digitale Assistenten wie Mr. Know dar.

Sie stehen nach der Installation des Systems direkt zur Verfügung und sind sogar von Laien einfach und komfortabel zu bedienen. Während neue Mitarbeiter oder Personal erst stückweise angelernt werden müssen, übernimmt der Digital Worker direkt die Stellung. Langes Recruiting fällt somit weg und die optimale Besetzung ist direkt zur Stelle. Auch Ausfallkosten kommen nicht auf, da der intelligente Assistent jederzeit flexibel zum Einsatz kommen kann.

Die Mr. Know Platform ist vor allem für Büros und Projektmanager geeignet, die verschiedene Aufgaben in Form von Kalkulationen, Aufgabenlisten, Auftragsplanung, Leistungsnachweise oder Ticketing absolvieren möchten. Mr. Know unterstützt die Aufgaben in diesem Rahmen mit vordefinierten Vorlagen und bietet unterschiedliche Gadgets an. Diese Funktionen, Arbeitsschritte und vieles mehr kann in der BPM Cloud sowie auf Servern erfolgen.

Dabei liegt der Fokus vor allem in der Projektumsetzung. Mr. Know schlägt verschiedene Tipps vor und gibt Hinweise, wie Oberflächen, Dashboards oder Beschreibungen aussehen könnten. Er übernimmt viele Aufgaben, ist stets zur Stelle und spart somit wertvolle Zeit an, die für andere Büroarbeiten sinnvoll genutzt werden kann.

Der Vorteil: Auch Neueinsteiger müssen sich nicht lange in komplizierte Anwendungen einlesen. Die Mr. Know Plattform ist genau derart konzipiert, dass jeder Nutzer verschiedene Systeme, DevOps oder Anwendungen direkt nutzen kann. Gleichzeitig lassen sich unterschiedliche Programme und Prozesse von mehreren Mitarbeitern im Team verwenden. Sollte es mal harken: Mr. Know steht mit sinnvollen Lösungsbeispielen zur Seite, archiviert Daten in der Cloud oder unterstützt den Import vorhandener BPMN-Prozesse.

Warum sollte jeder Projektmanager Digitale Assistenten nutzen?

Ganz gleich, ob es um den Verkauf von Produkten, Abwicklung von Reklamationen, Fallbearbeitungen, Service oder Wartung von Maschinen geht – Digitale Assistenten wie Mr. Know lassen sich in den unterschiedlichsten Bereichen einsetzen. Sie stehen hilfreich zur Seite und unterstützen die Umsetzung verschiedener Arbeitsschritte.

Mr. Know wirkt dabei in erster Linie wie ein Chatbots Doch die Interaktion lässt wesentlich mehr Freiraum zu als anfangs vielleicht vermutet. Mr. Know passt sich nämlich jeder Situation an und verschafft sich selbstständig einen Überblick über die Lage oder den notwendigen Prozess. Das liegt an BPMN 2.0 Prozessmodellen, die durch anpassbare Oberflächen und sprachgesteuerten Dialogführungen punktet. Der Digitale Assistent ist somit immer ein guter Ansprechpartner, wenn Hilfe und Unterstützung im Büroalltag nötig ist.

Mr. Know liegt dabei die ganzheitliche Abwicklung sämtlicher digitaler Prozesse am Herzen. Dabei arbeitet er nicht nur aktiv im Front-End, sondern auch im Back-End mit. Somit erhält jeder Mitarbeiter, der involviert ist, Informationen und Wissen gleichzeitig übertragen. Programmierkenntnisse sind für die einzelnen Aufgaben der Mitarbeiter nicht nötig. Mithilfe von Low Coding erstellt Mr. Know verschiedene Vorschläge für diverse Oberflächen. Er erklärt Produkte, berät, führt durch das scheinbar undurchdringbare Dickicht des Gesetzdschungels und informiert sogar über neue Sozialversicherungsthemen. Bei Bedarf ist Mr. Know auch ein digitaler Verkäufer, der Anwender unterweist und somit einen enormen Mehrwert vor Ort bietet.

Vom Anlegen von Waren über Beratung bis hin zum abschließenden Bestellvorgang kann der Digitale Assistent wertvolle Dienste leisten. Er informiert über Maschinen, unterstützt die Personalplanung, verhindert Problemfälle oder fertigt Abrechnungen. Kurzum: Der intelligente Helfer lässt sich in zahlreichen Bereichen einsetzen und revolutioniert somit unterschiedliche Büroprozesse.

Somit lässt sich dem Prozessmanagement auf eine vollkommen neue, leichte und zeitsparende Weise begegnen. Das Prinzip ist einfach, der Nutzen gigantisch. Wer sich langfristig mit Digitalen Assistenten beschäftigt, kann einen wahren Wandel im Büroalltag wahrnehmen, der sich auf jeden Fall bezahlt macht.