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Die Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt innerhalb kürzester Zeit verändert. Aufgrund der strengen Kontaktbeschränkungen waren persönliche Meetings nicht mehr möglich. Um dennoch in Kontakt bleiben zu können, sind viele Unternehmen auf Videokonferenzen umgestiegen. Eine der bekanntesten Plattformen dafür ist Zoom. Doch was macht Zoom Meeting Videokonferenzen so besonders und welche Vorteile bieten sie?

Die Vorteile von Zoom Meetings

• Einfache Handhabung: Die Benutzerführung bei Zoom ist sehr intuitiv und auch Technik-Laien kommen hier schnell zurecht. Außerdem ist die Plattform plattformübergreifend nutzbar - egal ob Windows, Mac, Android oder iOS, Zoom funktioniert auf allen Geräten.
• Kostenloses Basis-Paket: Für Privatanwender ist die Nutzung von Zoom kostenlos. Unterstützung von bis zu 100 Teilnehmern und eine zeitliche Begrenzung von 40 Minuten im Meeting sind hier inklusive.
• Bessere Kommunikation: Durch Video- und Audio-Übertragung wird die Kommunikation in Meetings verbessert. Außerdem können hier auch Präsentationen und Dokumente in Echtzeit geteilt werden.
• Zeit- und Kostenersparnis: Reisen zu Meetings entfallen komplett, wodurch Zeit und Kosten eingespart werden können. Außerdem erlaubt das flexible Zeitmanagement durch virtuelle Meetings individuelle Terminplanung.
• Aufzeichnungsmöglichkeit: Meetings können auf Wunsch aufgezeichnet und später zur Verfügung gestellt werden. So können auch Teilnehmer, die nicht anwesend sein konnten, später davon profitieren.

Gibt es auch Nachteile?

Wie bei jedem technischen Produkt gibt es auch bei Zoom Meetings ein paar Nachteile zu bedenken:

• Sicherheitsprobleme: In der Vergangenheit wurden einige Sicherheitslücken in Zoom bekannt, die zu Datenschutzproblemen führten. Allerdings hat sich das Unternehmen inzwischen dazu verpflichtet, den Schutz der Daten seiner Nutzer zu verbessern.
• Technische Probleme: Es kann vorkommen, dass es zu technischen Problemen während eines Meetings kommt. Das kann einerseits an der Internetverbindung liegen, andererseits aber auch an Fehlern in der Software.
• Komplexität: Auch wenn die Bedienung von Zoom einfach ist, kann es dennoch kompliziert sein, eine große Anzahl von Teilnehmern zu managen oder bestimmte Funktionen zu nutzen.

So nehmen Sie an einer Zoom Videokonferenz teil.

Wie kann man Zoom Meetings professionell gestalten?

Um ein Zoom Meeting professionell zu gestalten, gibt es ein paar Tipps, die man beachten sollte:

• Technische Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass Sie eine stabile Internetverbindung haben und testen Sie im Vorfeld das Mikrofon und die Kamera. Auch das Einrichten von Bildschirmfreigaben sollte bereits im Vorfeld erfolgen.
• Gute Planung: Legen Sie im Vorfeld fest, wer das Meeting leiten wird und welche Agenda abgearbeitet werden soll. Geben Sie den TeilnehmerInnen auch rechtzeitig die Möglichkeit, Fragen oder Diskussionspunkte vorab einzureichen. So können Sie sicherstellen, dass alle Themen angesprochen werden.
• Professionelle Außenwirkung: Auch wenn das Meeting virtuell stattfindet, sollte man trotzdem auf ein professionelles Auftreten achten. Dazu gehört eine angemessene Kleidung, ein aufgeräumter Hintergrund und eine klare Aussprache.
• Abschluss und Follow-up: Schließen Sie das Meeting immer mit einer Zusammenfassung und einem Dankeschön ab. Senden Sie im Anschluss wichtige Informationen und Protokolle an die TeilnehmerInnen

Fazit

Zoom Meeting Videokonferenzen haben in der Corona-Krise ihren Durchbruch erlebt und werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle in der Arbeitswelt spielen. Die Vorteile von Zeit- und Kostenersparnis bis hin zu besserer Kommunikation und erhöhter Flexibilität sprechen für sich. Damit Meetings auf Zoom jedoch reibungslos verlaufen, ist eine gute Vorbereitung und professionelle Verhaltensweise der Teilnehmer essentiell.